Realnost je da projektni menadžer  ne mora da bude najveći tehnički ekspert za oblast u kojoj se dešava projekat da bi ga vodio i zavredeo poštovanje tima.

Ipak, na projektu je svakako  potreban stručnjak ili više njih, sa znanjem i veštinama koje zahteva projekat.

Za projektne menadžere ključno je da znaju da planiraju i kontrolišu projekat, motivišu efektivnu komunikaciju, podižu radnu atmosferu i razumeju političko okruženje u organizaciji.

Opasnosti koje se javljaju ako je projektni menadžer najveći tehnički ekspert na projektu su:

• Gubitak fokusa od stane projektnog menadžera i fokusiranje na tehničku stručnost umesto na ceo projekat
• Projektni menadžer ne radi delegiranje, za sebe uzima najizazovnije poslove jer mu se sviđaju ili veruje da ih on može najbolje uraditi
• Članovi tima se plaše da preuzmu odgovornosti jer nikad neće moći da urade posao dobro kao projektni menadžer

Naravno, tehnička stručnost  može biti značajna prednost ukoliko se  to dobro iskoristi – pohvala od stručnjaka (nekoga ko je ozbiljno kvalifikovan za posao) znači više nego pohvala od laika.

Posle tri godine rada kao marketing menadžer u YU Buildu dobila sam novo radno mesto i nešto drugačiji opis posla. Moj zadatak u narednom periodu će biti da vodim sve projekte u firmi koji nisu vezani za građevinarstvo. Ovde pre svega spada većina projekata koje sam i do sada vodila, a vezani su za internet marketing (praktično saradnja marketing i IT sektora u firmi) ali i neki „čisti IT projekti“.

Ono što je sasvim sigurno da na IT projektima ja neću biti najveći tehnički ekspert na projektu pa će ovo biti dobar način da još jednom proverimo ono što smo izneli u ovom postu. Diploma FON-a, dosta rada u prethodne tri godine sa IT sektorom i kolege koje znaju svoj posao  i sa kojima imam odličnu saradnju mi svakako govore da nisam pogrešila što sam prihvatila ovo radno mesto i da će to biti sasvim dobar nastavak moje karijere.

Dakle:

• Planovi se prave se na osnovu sagledavanja svih dostupnih činjenica u datom trenutku
• Nema potpuno tačnih planova
• Planovi treba da budu realni

Plan nije garancija za uspeh, već je iskaz o tome šta ćemo raditi da cilj postignemo. Ukoliko shvatimo da plan ne ostvarujemo, ili ga nećemo ostvariti, treba ga adekvatno ažurirati.

Detaljnost planova

Što detaljnije razradimo plan, to sigurniji možemo da budemo da ćemo postići ono što je planom zacrtano.

Posao, naravno, želimo da podelimo toliko detaljno da možemo tačno da planiramo i kasnije smisleno da pratimo. Na svu sreću, prednost detaljnog planiranja opravdava vreme koje utrošimo na smišljanje kako to da obavimo.

Ova tri pitanja nam pomažu da utvrdimo jesmo li adekvatno detaljno razradili plan:

• Možemo li TAČNO da procenimo resurse koji nam trebaju?
• Možemo li TAČNO da procenimo trajanje atkivnosti?
• Kad ovaj deo posla dodelimo nekome, hoće li razumeti šta treba da uradi?

Ako je odgovor na neko od ovih pitanja NE, onda treba da sitnimo dalje

Ciklično planiranje

Kada imamo dugoročan projekat, koji obično ima jako puno aktivnosti koristimo pristup cikličnog planiranja – konstantno razvijamo plan, kako bolje razumemo projekat. Ovaj pristup koristimo onda kada neizvesnosti mogu da nam ograniče početno detaljno i precizno planiranje, pa možemo da razradimo plan dalje kako dođemo do novih informacija.

Recimo, razradimo plan za prva tri meseca do detalja, pa za naredni period do onoliko detalja koliko možemo, recimo da procenimo da nam paketi traju oko mesec, dva. Pri kraju prva tri meseca ažuriramo plan, u međuvremenu smo saznali što, šta, pa naredna tri meseca možemo da isplaniramo dovoljno detaljno, i tako dalje… Ovo naravno zahteva ozbiljnu doslednost planiranju.

Opet kao primer navodim sajt namenjen stranim investitorima na kojem trenutno radim. Pre početka projekta detaljno sam isplanirala sve aktivnosti koje se završavaju sa puštanjem sajta u rad, a aktivnosti koje dolaze posle toga a vezane su za promociju, izradu promotivnog materijala, oglašavanje su išle samo do nivoa na kojem okvirno mogu da predvidim troškove koji su mi bili potrebni za sastavljanje budžeta.

Ovo je sasvim normalno i preporučeno i od stane PMI kada planirate projekat. Termin koji možete prepoznati u PMBOK -u za ovakav princip je progressive elaboration (characteristic of product is not all known at the beginning of project and they emerge over time).

Kompleksnost projekta

Kad smo napravili plan može nam se učiniti da je projekat složeniji nego što smo mislili. Istina je da je oduvek bio složen samo što to tek sada vidimo.

Iako 100 aktivnosti (a da ne pominjemo 10000) može biti zastrašujuće, istina je da je složenost projekta oduvek bila tu, samo je mi nismo primetili. Zapravo, tek kad jasno i tačno predstavimo sve aspekte posla znamo koliko je naš projekat složen, a kad sve složimo, pojednostaviće nam posao.

Ko je sve uključen i kako?

Zainteresovane strane (stakeholders) koje se najčešće javljaju na projektu su:

• Inicijator projekta
• Finansijer
• Pokretači
• Podrška
• Projektni tim
• Klijenti/korisnici
• Protivnici (svakako)
• …

Zainteresovane strane mogu veoma mnogo da utiču na odvijanje toka projekta. Zato je ključna stvar u upravljanju projektima da se blagovremeno nađu potrebne informacije vezane za projekat, a to znači i informacije vezane za očekivanja zainteresovanih strana.

Kao zainteresovana strana na samom projektu se pre svega pojavljuje inicijator projekta, neko ko je pokrenuo, inicirao ideju. Inicijator je neko od koga dobijamo preciznu ideju o problemu i o tome kako je zamišljeno da projekat reši taj problem.

Pored inicijatora tu su i pokretači projekta. Pokretači su ljudi koji će gurati da projekat uspe, i koji često imaju direktan interes od toga.

Podrška projekta su ljudi koji neće aktivno gurati, ali će generalno verovati da je projekat dobra ideja. Ovo recimo mogu da budu ljudi iz računovodstva, nabavke, ljudskih resursa, i slično. Imajmo na umu da često jedna osoba može da bude i pokretač i podrška. Obe ove grupe treba uključiti u projekat od početka do kraja.

Projektni tim će biti naše kolege koje će sa nama raditi na projektu. Klijenti/korisnici bi bili ljudi za koje pravimo naš projekat, i koji će sa rezultatima provoditi najviše vremena.

Svaki projekat će imati i protivnike – one koji smatraju da je grozna ideja, i koji mogu sprečavati rad na projektu. Zanimljiv aspekt protivnika projekta je da su oni vrlo energično vezani za projekat. Zato, ukoliko sagledamo razloge zbog kojih se protive projektu, i sa njima adekvatno iskomuniciramo – možemo od njih da dobijemo podršku ili čak pokretače projekta.

Jedan od glavnih delova posla projektnog menadžera je komunikacija, a za to je potrebno da vrlo dobro znamo s kim i oko čega treba da komuniciramo.

Imajte na umu da će mnogi iz zainteresovanih grupa imati “skrivena očekivanja”. To su često ona koja ne žele ili ne mogu da iskažu. Zato je jedna od vaših uloga da pokušate da identifikujete ova skrivena očekivanja.

Da ova priča o zainteresovanim stranama ne bi ostala samo na teoriji navešću jedan realan projekat koji trenutno vodim. U pitanju je izrada sajta koji je zamišljen kao mesto za promociju srpskog građevinarstva i mesto na kojima investitori koji su zainteresovani za gradnju i ulaganje u Srbiju mogu da dobiju sve potrebne informacije. Projekat radimo (YU Build) u saradnji sa USAID-om koji finansira polovinu naših troškova. Većina ljudi koji rade na projektu nisu stalno zaposleni u YU Build već su angažovani kao spoljni saradnici na ovom projektu. Šta mislite koliko ljudi na ovom projektu možemo smatrati stejkholderima?

Tu su svakako USAID kao finansijer jednog dela projekta, tu je i moj direktor kojem odgovaram za ovaj i ostale projekte koje vodim. U zainteresovane strane svakako ulazi i projektni tim sa kojim radim (od kojih se neki nalaze i u Americi ), ali i građevinski sektor u našoj firmi koji nije direktno uključen u projekat ali je svakako velika podrška i koristan izvor informacija koje su nam potrebne.

Da li sam spomenula strane investitore koji su nam najvažniji korisnici informacija na sajtu, pa domaće građevinske firme koje će biti zainteresovane da predstave projekte na kojima su radili? Nabrojala sam samo neke zainteresovane strane da bih vam pokazala da i nekim projektima koji na prvi pogled ne izgledaju komplikovano ima jako puno zainteresovanih strana o kojima morate voditi računa i koje morate imati u vidi u fazi planiranja projekta.

Još jedan razlog zašto je jako bitno da zainteresovane strane identifikujemo što ranije – pre nego što krenemo u realizaciju projekta.

Ovde vidimo kako cena uvođenja promena na projektu i mogućnost promena zavise od vremena.

Zato nam je od interesa da što više možemo od projekta definišemo i isplaniramo na početku. Planirajte jer ko ne planira, planira neuspeh.

Faze neuspešnog projekta

Većina neuspešnih projekata prolazi kroz ove faze.

Obično se desi da neko (često direktor) dođe sa idejom za projekat. Zbog uticaja ili ideje koja izgleda odlično svi je prihvate. Javi se velika količina divljeg entuzijazma jer svi dobiju osećaj da rade nešto novo i veoma bitno.

A onda se u jednom trenutku shvati da nije definisano kuda projekat ide i ko šta tu treba da uradi i tada dolazi do gubitka volje. Standardne rečenice u ovoj fazi su „Ja to tako nisam zamišljao“, „Ovde se ne zna ko šta radi“…

Približava se zacrtani rok, a projekat nije ni blizu završetka. Nekome će da leti glava. Nastaje potpuna konfuzija, kako uraditi, kako ugasiti požar, kako uraditi bilo šta, samo da mi ne budemo žrtve sledeće faze, a to je nalaženje onoga ko je kriv za sve. Obično se takav neko nađe i kazni. A onda je potrebno i da pohvalimo nekog, bio to direktor, konsultant, predsednik države… ali je to po pravilu neko ko od početka nije bio uključen u projekat.

Zvuči poznato? Dakle, faze na koje se može podeliti neuspešan projekta su:

1. Nekritičko prihvatanje
2. Divlji (neopravdan) entuzijazam
3. Gubitak volje (Rastuća briga)
4. Panika
5. Traženje krivaca
6. Kažnjavanje nevinih
7. Promovisanje neuključenih

Faze uspešnog projekta

Da projekat ne bi izgledao ovako PMI preporučuje da svaki projekat prođe kroz faze:

1. Započinjanje – Initiating
2. Planiranje –Planning
3. Obavljanje – Executing
4. Praćenje i Kontrola – Monitoring and Controling
5. Zatvaranje – Closing

Grafički gledano celokupni projekat prema PMI-u izgleda ovako. Ono što je u okviru granica projekta je ono što je u našim rukama (nas kao nekoga ko vodi projekat).

Neko je uvideo potrebu i došao do ideje. Onda je to počeo da definiše. Granice početka projekta iz ugla manadžera projekta se mogu pomerati jer se mi možemo uključiti u različitim fazama započinjanja projekta.

Ipak, ono što je sigurno mi formiramo tim i krećemo da radimo sa njim. Mi pravimo prvobitni plan. Kad posao krene, neke situacije će se menjati i prilagođavati, pa će se planiranje i izvršavanje međusobno pratiti, sve do postizanja krajnjeg cilja. To je takozvani proces praćenja i kontrole.

Na kraju rezultati treba da budu tačno ono što je pokretač projekta ili sponzor zamislio. Ništa drugačije ukoliko od njega nismo dobili napisano.

Takođe, na kraju projekta sređujemo i našu projektnu dokumentaciju zahvaljujući kojoj će nam neki budući posao biti lakši i bolji.

Svaku od ovih faza obradićemo na ovom blogu. U sledećem postu čitajte o tome kako započinjemo projekat.

Da bi vam bilo dozvoljeno da se pojavite na ispitu, morate prethodno da zadovoljite dosta oštre uslove.

Cela procedura i preduslovi su opisani ovde, ali ukratko:

Ako imate univerzitetsku diplomu (bachelor ili viši nivo) potrebno je da imate 3 godine iskustva sa 4.500 sati rada na upravljanju projektima (ne mora u kontinuitetu). Potrebno je da ste tokom te tri godine učestvovali u radu u svih pet „grupa procesa“. Te grupe procesa su: inicijacija, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrolisanje i zatvaranje projekta.

Pored toga, treba da ste imali najmanje 35 sati formalne obuke u upravljanju projektima, ali se ne traži polaganje nikakvih ispita.

Ako nemate univerzitetsku diplomu, svi uslovi su isti, osim što se traži 5 godina iskustva sa 7.500 sati rada.

Kako ubeđujete PMI da zadovoljavate gornje uslove?

Na sajtu PMI-ja postoje formulari za prijavljivanje. Ako se u međuvremeni niste registrovali na sajtu, biće vam traženo da se (besplatno) registrujete i onda ćete moći da pristupiti formularima.

Popunjavanje formulara može da bude naporno.

Prvo se popunjavaju podaci o vama (adresa, E-mail, telefon)

Zatim se popunjavaju podaci o vašoj stručnoj spremi. To nije komplikovano i ne traje dugo. Jednostavno, „isklikćete“ školsku spremu, godinu završetka, naziv i adresu škole i oblast školovanja.

Kada to popunite, krećete na teži deo posla: od vas se očekuje da o svakom projektu koji prijavljuje popuni veoma detaljan upitnik.

Traže se osnovni podaci o samom projektu, detalji organizacije za koju ste upravljali projektom (ili učestvovali u upravljanju), kontakti osobe koja je bila upućena u vaš rad, po mogućstvu  vašeg pretpostavljenog.

Kada unesete ovakve podatke, kreće „pravi posao“ oko unošenja podataka. Potrebno je za svaku „process group“ da unesete broj sati (i to po tipovima radnih zadataka) koji ste proveli na poslu. Recimo za „Initiating Process“ je potrebno uneti broj sati za pet različitih tipove radnih zadataka. Za „Planning Process“ taj broj ima šest različitih tipova, za „Executing Process“ osam, za „Monitoring and Controlling“ četiri i za „Closing Process“ sedam. Ukupno, treba uneti broj radnih sati za 30 tipova radnih zadataka, za svaki projekat koji prijavljujete kao svoju referencu. Na kraju procesa unošenja opisujete vaš projekat u ne više od 500 karaktera.

Imajte u vidu da se računa samo ono vreme na projektima od koga nije proteklo više od 8 godina. Takođe, zahteva se da obavezno imate iskustva i u poslednje 3 godine.

Ako ste radili na dugim projektima, trebaće vam samo nekoliko projekata da bi ste ispunili kvotu. A ako ste radili na mnogo malih projekata, …

Na kraju, morate da unesete obuke i institucije u kojima ste stekli vaših minimalnih 35 sati obuke. Ako vam je trebalo više obuka da stignete do navedenih 35 sati, onda se za svaku od njih unosi ime obuke, naziv institucije, datum početka, datum završetka i broj sati obuke koje su direktno vezane za upravljanje projektima.

Softver beleži sve što ste uneli i vi kasnije možete da se vratiti i ispraviti ili dopunite vaše podatke. Takođe, sofver vas upozorava ako nemate dovoljno godina, sati, itd.

Od nekih svojih kolega sam čuo da je standardno potrebno 8 radnih sati da biste popunili sve formulare. To je verovatno istina, ako morate da unosite podatke sa većeg broja projekata.

Kada ste sve uneli i/ili ispravili, imate dovoljno sati i godina i hoćete da se zvanično prijavite, softver vas više puta pita „Da li ste sigurni?“. Ako dovoljno puta kažete „Yes“, softver će prihvatiti vašu prijavu i smestiti je uz vaš korisnički nalog.

Ovde treba imati u vidu da je tako „smeštena“ prijava „zakucana“ do daljeg. To znači, ako budete trebali da dokazujete nešto što ste napisali i otkrijete da je nešto teško dokazati, nećete moći da se vratite i ispravite prijavu. Ili će te dokazivati nešto što je teško dokazivo ili ćete morati da se ponovo prijavljujete. Kako izgleda ponovno prijavljivanje ne znam, ali mi padaju na pamet dve mogućnosti: čekate godinu dana dok vam stara prijava ne istekne ili se ponovo učlanite u PMI

Sledeći korak je plaćanje. U zavisnosti da li ste član PMI-ja ili niste, da li polažete „kompjuterski“ ili na papiru, biće vam ponuđeno da platite karticama, Paypalom itd. Kada platite, PMI smatra da se se zvanično prijavili.

Ali …

PMI zadržava pravo da traži od vas da dokažete podatke koje ste naveli u formularima. U jednom broju slučajeva (i ja sam bio u tom broju) od vas se očekuje da pošaljete papire koje dokazuju sve što ste napisali!

Kako u praksi izgleda „dokazivanje“, moći ćete da pročitate u sledećem postu

Oktobar je u domaćoj IT branši sinonim za konferenciju biZbuZZ – jedna od najznačajnijih događaja vezanih za poslovanje i informacione tehnologije. Elektronsko poslovanje, korporativno prisustvo na Internetu, Internet marketing samo se neke od tema kojima se biZbuZZ bavio prethodnih godina, a teme ovogodišnjeg biZbuZZ-a su korporativni aspekti društvenih medija i upotrebljivost i interfejs web aplikacija.

Treću godinu za redom kraj oktobra ćemo rezervisati za Niš i ovaj zanimljiv događaj koji predstavlja odličnu priliku za predstavljanje aktuelnih IT projekata i upoznavanje zanimljivih ljudi.

Dakle, ako vas interesuje poslovanje na Internetu, načini na koje možete da poboljšate svoje prisustvo na webu – dođite u Niš 28. oktobra da se družimo i saznamo nešto novo.

Kako je bilo na biZbuZZ-u prethodnih godina možete pročitati ovde i ovde, a da ne bismo previše odstupili od koncepcije bloga čiji je osnovni cilj da se bavi upravljanjem IT projektima postavljamo i slajdove sa našeg predavanja o upravljanju IT projektima sa prošlogodišnjeg biZbuZZ-a

Vidimo se u Niš!

U modernom poslovanju većina stvari koje radimo su neki projekti, iako ih mi možda tako ne zovemo. Zapravo, ukoliko ne radite na beskrajnoj traci u fabrici, ili za kasom u marketu, verovatno je da radite bar na nekim projektima.

Projekat

Projekat je, prema Institutu za upravljanje projektima (Project Management Institute – PMI ), privremeni poduhvat za stvaranje jedinstvenog proizvoda, cilja ili rezultata.

Za projekte koje sam ja radio za klijente, bilo bitno je da uradimo ono što klijent želi, u nekom ograničenom roku, i sa ograničenim sredstvima.

Karakteristike svakog projekta

• Problem (Jedinstven)
• Ljudi (Ne radimo sami)
• Ograničeno vreme (imamo neki rok)
• Ograničeni resursi (novac, ljudi…)

U tom nekom smislu i piramide su bile rađene kao projekat, a i neke svakodnevne stvari, poput pravljenja razmeštaja u kancelariji je zapravo projekat.

Upravljanje projektima

Ulozi u projekte su porasli, ušli su veći novci, treba da budemo bolji i brži od konkurencije, pa je i klijentima postalo važno da se njihovi projekti uspešno završavaju, i da oni od rezultata mogu kasnije da izvuku što više. Može biti vrlo nezgodno ako dozvolimo sebi da proklizamo na projektu vrednom par stotina hiljada evra…

Upravljanje projektima je zapravo naša veština da primenimo sve što nam je na raspolaganju kako bismo uspešno sproveli od početka do kraja ono što klijent zahteva od nas. Neke veštine i znanja će se razlikovati od projekta do projekta, ali su neke prilično primenjive na svakakav projekat.

Knjiga Project Management Body of Knowledge, ili PMBOK predstavlja združena znanja i veština koje su stekli iskusni projektni menadžeri PMI-a, i koje ova institucija preporučuje za uspešan rad.

Projektni pristup

Ukoliko verujemo da ćemo nešto bolje (brže, lakše, jeftinije…) uraditi kao projekat, i ako verujemo da to zapravo funkcioniše, onda nema boljeg načina od projektnog pristupa da ostvarimo cilj u datom roku uz ograničena sredstva.

Tada možemo da definišemo, pa i stavimo na papir tehnologiju kojom ćemo da radimo i da napravimo konkretne planove. Dobijamo mogućnost da u svakom trenutku vidimo dokle smo odmakli s poslom, a time i objektivnu sliku o uspesima i neuspesima na projektu. A pošto će i klijenti hteti da znaju šta se dešava s njihovim projektom, moći ćemo da im damo odgovarajuću informaciju.

Ima projekata gde je suština rada u vremenu, odnosno u roku, zatim projekata gde je suština u ljudima, i projekata gde je suština u resursima, ili u jednom resursu.

Za najveći deo IT projekata ključni resurs su ljudi i znanje koje oni poseduju. Ozbiljna je veština sagledati koliko će nam vremena i pojedinaca realno trebati i kako se posao može merljivo podeliti. Često je izazov da održimo fokus na projektu, jer IT-evci često rade na više projekata, i imaju tendenciju da više vremena ulože u projekte koji im se sviđaju.

IT je i vrlo živahno okruženje, ali u kome stručnjaka nema u izobilju, tako da kroz projekte treba raditi dosta balansiranja da se ljudi koji na njima rade pronađu u tome što rade i dobro osećaju, kako bismo na njih mogli da računamo i u budućnosti.

Klasični izgovori za izbegavanje projektnog pristupa

Naši projekti su krize, nemamo kad da planiramo – Obično ljudi kažu da su projekti rešavanja krizne situacije. A ko ne voli dobar nalet adrenalina, i da se oseti herojem, pa da ga neko potapše po leđima kako je lepo spasao svet. Međutim ova logika je nelogična. Kada imamo malo vremena, nema mesta za proklizavanje. Zato nam treba dobar plan, i manje će vremena i energije otići na malo razmišljanja unapred nego na spašavanje broda koji tone.

Upravljanje projektima je samo za velike projekte – Koliki god da je projekat, osnovne informacije koje nam trebaju su iste. Treba da znamo ko je uključen, koji je cilj projekta, ko radi, šta radi, dokle je stigao i kada je projekat gotov… Kod većih projekata sve duže traje, pa i planiranje, ali to ne znači da je ovo ekskluzivno za njih.

Ovi projekti zahtevaju kreativnost. Upravljanje projektima će ih ograničiti – Neki projekti su predvidljiviji od drugih, ali i ovi nepredvidivi treba da daju neke rezultate i zadovolje neka očekivanja. Stil planiranja i upravljanja projektima će se možda razlikovati, ali bi trebalo da postoji.

Treba da radimo, a ne da sastančimo i planiramo – Poslednje je komentar koji je karakterističan za ljude koji su navikli da u timu budu aktivisti i da odrade veći deo posla, pa obično budu unapređeni u projektne menadžere. Ako krenemo da radimo bez da prethodno definišemo šta radimo, rezultati mogu biti u najmanju ruku… zanimljivi. Uostalom, sastanci i planovi nam pomažu da manje radimo.

Nadam se da nikog nisam ovim poplašio. Nije mi to bila namera, već da skrenem pažnju na jedan nesvakidašnji način da olakšamo uspešno obavljen posao.

Ako ne znate šta je to, to je skraćenica od „Project Management Professional„-  titula koju, kada je zaslužite, dodeljuje najveće svetsko udruženje project managera – Poject Management Institute (PMI).

Zašto mi je to bilo interesantno (tek) sada?

Ukratko, PMI i njegove titule su popularne u svetu IT project manager-a, jer daju znanja koje omogućavaju ljudima iz IT struke da uspešno rade za firme koje žive od prodaje IT usluga i proizvoda.

Učestvujem u IT projektima od 1978 i upravljam njima od 1985.

Takođe, upravljam građevinskim projektima od 1989. godine. Predavao sam upravljanje projektima na Građevinskom fakultetu u Beogradu od 1992 do 2005, doktorirao sam na upravljanju projektima 1992, i član sam PMI-ja od 2003. Za sve to vreme nisam imao ozbiljnih primedbi na moje upravljanje projektima i niko me nije pitao za titulu.

Ali…

Pre par meseci, jedan moj potencijalni klijent, tehnički direktor jedne od većih srpskih firmi, koji je završio ozbiljne škole u USA, pozvao me je da pričamo o obuci njegovih ljudi.  Kada smo počeli da pričamo, jedno od prvih pitanja je bilo: „Koliko imate PMP-ova?“

Rekao sam „Još uvek nijednog“. I u sebi zaključio da neko mora da polaže za PMP-ja, najverovatnije šef, tj. ja

U narednim postovima pokušaću da prepričam moja iskustva kako postati PMP i dokazati šefovima i klijentima da zaista znate da upravljate projektima.

Osobine projekta:

Sećamo se da je projekat, prema PMI , ostvarivanje nekog konkretnog cilja u određenom vremenskom roku uz ograničene resurse.

Za primer sam uzeo da kuvamo kafu za mog prijatelja i mene, i naše lepše polovine.

Cilj:

Skuvane i poslužene četiri odgovarajuće kafe, uz čokoladne kolačiće.

Vremenski rok:

Narednih deset minuta (kako naše lepše polovine ne bi uzele stvar u svoje ruke).

Resursi:

Kafa, šećer, zaslađivač, voda, džezva, šolje, šporet, mleko, kašičica, ja, čokoladni kolači, tanjirić za kolače.

Dakle, ispunjavamo sve osobine projekta! Hajde sada da vidimo kako to zapravo izgleda:

Faze projekta:

Osnovne četiri faze u životu projekta, prema PMI , su započinjanje, definisanje, obavljanje, praćenje i kontrola i na kraju završetak.

Započinjanje:

Uvek započinjemo idejom da nam nešto treba, neki problem da se reši, neka prilika da se ugrabi, neka potreba da se zadovolji. Preneto na našu kafu, započinjanje je negde u „Dobrodošli! Jeste li za kafu?“ ili „Pa gde je više ta kafa?“.

Definisanje:

Definisanjem malopređašnju ideju konkretizujemo, planiramo kako ćemo da je ostvarimo, pripremamo teren da je ostvarimo što lakše.

U našem slučaju treba da budemo sigurni ko kakvu kafu pije, u kolikim količinama, sa kakvim dodacima. Znamo se dobro, ali nije zgoreg da ja proverim koliko šećera moj prijatelj voli, i da li je njegova bolja polovina danas raspoložena da presečemo kafu mlekom ili ne, i da li će hteti šećer ili zaslađivač. Nekoliko sam se puta opekao na tome da pretpostavim šta ko hoće.

Dosta sam puta kuvao kafu, ali na putu do kuhinje već lagano da ja pređem sa dnevne teme na kafenu. Zadovoljan sam što znam tačno šta treba da uradim. Planiram kako već mogu odokativno da pogodim koliko je vode potrebno za četiri kafe, a iako malo omašim, niko se neće buniti da dobije malo više, dok god pogodim ukus. Dok još utežem planove, štrecnem se na pomisao da smo popili svu kafu juče, i da možda nismo kupili novu… Zato se u kuhinji prvo latim teglice za kafu. Kriterijumi kvaliteta poznati, rizici razmotreni, baš kako treba.

Obavljanje:

Sve je tu, ovog puta ne mora nikakva nabavka. Hvala bogu što resursi mogu da se preliju i od prethodnih projekata. Sipam vodu u džezvu, ubeđen sam da sam odmerio kako valja, uključim ringlu, i napravim mentalnu belešku da treba da je isključim posle, i još kažem sebi da to naredni put odmah treba da unesem u plan.

Dok se voda veselo greje, pripremam šolje, šećer, mleko, kolačiće. Setim se da moj prijatelj ima određenu šolju iz koje voli da pije kafu kad dođe kod mene, pa i to uzmem u obzir.

Praćenje i kontrola:

I dok sam ja do ramena u traženju tacne za kolače, moja najlepša polovina na svetu dođe u kuhinju da pita što me toliko nema, pa brže bolje promeni temu na treba li mi pomoć. Nakon hrabrenja da je sve u redu i uglavnom prema planu (ne mogu da nađem tacnu koju sam hteo, pa ću je zameniti drugom), zamolim za proveru za presecanje mleka kafom, i utvrđivanje da se raspoloženje nije promenilo možda u međuvremenu, jer me nema već toliko dugo.

Kontrola i obavljanje se dešavaju istovremeno, a ja sa svim novim informacijama mogu da se vratim svome poslu.

Obavljanje:

Stigao sam do toga da imam sve informacije i resurse pred sobom spremne i željno iščekujem da čujem zvuk vode koja samo što nije počela da ključa. Znam da ako stavim kafu neposredno pre, imaće bogatiji ukus. Takođe znam da moji gosti to vole, te da je zato spremanje kafe moj posao.

Zakuvavam kafu, pazim da ne pobegne iz džezve i prisetim se da sam sebi poručio da isključim ringlu. Kafu stavljam na stranu dok raspoređujem šećer i zaslađivač, pazeći da ne pomešam šolje. Dok sipam kafu pazim i na kajmak, jer znam da me to može dovesti u dosta nevolja.

Završetak:

Pošto ne verujem u poslužavnike, kafu odnosim (klijentima isporučujem) u fazama: najpre gostima, pa kolači, pa nama domaćima.

Razgovor je već potekao u nekom drugom pravcu, ali meni treba i potvrda da sam posao obavio na zadovoljstvo klijenta, sačekam da moj prijatelj i njegova lepša polovina glasno ili uz žvakanje kolača potvrde da sam pogodio njihov ukus, a onda zadovoljno srknem i svoju kafu i čestitam svom timu na dobro obavljenom poslu.

Kad sam završio objašnjavanje, moj prijatelj se slatko nasmejao. Shvatio je poentu, ali me upozorio da ne pokušavam još neko vreme, dok se ne privikne, da mu prevođenje predstavljam kao projekat.

Voleo bih da vidim i vaše viđenje kafe kao projekta u komentarima ili kontakt formularu.

O čemu ćemo pisati?

Šta kada programer posle godina kodiranja dobije zadatak da vodi tim u realizaciji projekta?

Gde naći znanje vezano za menadžerske veštine prilagođene IT-jevcima? I šta ako ova osoba nije programer, čak nije ni iz IT struke?

Kako upravljati projektom i omogućiti da on bude završen na vreme i uz dogovoren budžet? Kako voditi tim koji čine specifični mladi ljudi koji su navikli da rade sami? Koji softver nam može pomoći u tome? Kako da se sertifikujem za to zanimanje?

Na ova pitanja pokušaćemo da odgovorimo u postovima na ovom blogu i nadamo se da ćemo vam pružiti korisne informacije koje ćete iskoristiti u svakodnevnom radu.

Kome je blog namenjen?

Blog je namenjen pre svega project managerima u IT struci, ili kako god se oni zvali – IT menadžerima, šefovima, rukovodiocima različitih IT sektora (dakle svima koji vode tim ljudi sa kojim  treba da realizuju IT projekat).  Verujemo da tekstovi na ovom blogu mogu koristiti i svima koji na bilo koji način učestvuju u nekom IT (ili  drugom) projektu.

Kako ćemo pisati?

Trudićemo se da ne izbacujemo suvoparne i dosadne tekstove, već da iskustva iz prakse prenosimo na jasan i donekle neformalan način. Pratimo svetska dešavanja i aktuelnosti u ovoj oblasti, pa ćemo se truditi da sve zanimljive informacije podelimo sa vama.

Ko će pisati?

Na ovom blogu pisaće zaposleni i prijatelji konsultantske kuće YU Build.

Tu je pre svega Zoran Đorđević, osnivač i direktor  firme YU Build. Programirao od 1978. Doktorirao na Građevinskom fakultetu u Beogradu sa temom računarskih komunikacija na građevinskim projektima. Petnaestak godina bio profesor na Građevinskom fakultetu na predmetu Upravljanje projektima. Od 2001. vodi firmu YU Build sa kojom je realizovao veliki broj građevinskih i IT projekata i održao mnogo obuka koje pokrivaju ovu i slične teme. Član PMI-ja

Rade Kuzmanović, trener u YU Build-u. Radio kao IT konsultant i Project menadžer u firmi YU Build. Za potrebe YU Build-a pripremio i vodio trening Upravljanje IT projektima prema PMI standardnima, u saradnji sa USAID-ovim projektom za razvoj konkurentnosti.

Jelena Rakić, marketing menadžer i trener u konsultantskoj kući YU Build. Diplomirala i magistrirala na  Fakultetu organizacionih nauka u Beogradu. Realizovala veliki broj projekata koji su vezani za Internet marketing.  Drži treninge za YU Build koji su pre svega vezani za menadžment, trenerske veštine i upravljanje IT projektima. Član ekipe sajta ITDogadjaji.com.

Vladimir Trkulja, IT konsultant u YU Build-u. Apsolvent na ETF-u.  U firmi od njenog osnivanja, radio na svim projektima koji su vezani za primenu informacionih tehnologija. Poseduje više Microsoft sertifikata vezanih za Enterprise project management. Nekoliko poslednjih godina vodi  IT sektor firme i radi konsalting za spoljašnje IT projekte. Jedan od osnivača sajta ITDogadjaji.com.

Na blogu će pisati i ostali zaposleni u YU Build-u, spoljni saradnici i prijatelji firme.

Šta hoćemo da postignemo?

Želja nam je da kroz ovaj blog sumiramo svoja znanja, naučimo nešto novo, promovišemo upravljanje projektima u IT branši i na srpskom jeziku ponudimo znanja koja mogu biti korisna u svakodnevnom radu.