Na workshopu se i pored toga što je održan u jutarnjim časovima pojavio veći broj ljudi od prijavljenih i planiranih (ograničili smo broj prijava na 25 ).  Za tri sata prošli smo kroz osnovne pojmove vezane za upravljanje projektima, faze projekta i komunikaciju na projektu.

Na workshopu je predstavljen i program treninga i sertifikacije u oblasti upravljanja projektima radimo u saradnji sa USAID-om i najavljena naredna obuka koju se održava krajem ovog meseca. Prezentaciju sa ove radionice možete videti i preuzeti u nastavku.

Kada sa vremenske distance sagledam projekat mogu reći da mi najznačajnije izgledaju ovi delovi projekta:

• pisanje projekta, podnošenje predloga USAID-u i dobijanje potvrde za zajednički rad
• planiranje projekta, podela na aktivnosti, unošenje u MS Project i praćenje projekta
• početak rada na projektu, rad sa dva dizajnera, usaglašavanje i donošenje odluka
• završetak projekta, ispravljanje bagova i vezivanje mašnice

Idemo redom:

1. Sa USAID-om smo već radili na nekim projektima ali je naravno bilo potrebno predstaviti im projekat, videti da li se naša ideja uklapa u njihove ciljeve i obezbediti podršku za projekat. Ko god da je radio sa donatorima zna da ova faza pre nego što počne projekat zna da traje i duže nego realizacija samog projekta. Sakupljanje tri ponude za svaku stavku za koju tražite novac će vas ipak naterati da dobro razmislite da li ste možda nešto od aktivnosti ili resursa zaboravili i već u ovoj fazi detaljno isplanirate realizaciju celog projekta.

Lekcija koju smo mi naučili iz ovog dela projekta  je da je potrebno što ranije uspostavljanje direktne komunikacije project managera i osobe koja je odgovorna kod donatora. Sve druge varijante vas mogu uvesti u beskonačnu petlju i nepotrebno igranje „gluvih telefona“.

2.  Planiranje aktivnosti i potrebnih resursa za ovaj projekat rađeno je veoma ozbiljno. Na početku je bilo simpatičnih situacija kada smo od dizajnera i programera tražili da svoj rad podele na aktivnosti koje su merljive, ali se kasnije ovo ispostavilo kao veoma dobra praksa. Dozvoliti ljudima koji rade na projektu da oni podele svoj rad, detaljno planiranje svih aktivnosti, korišćenje softvera za planiranje i praćenje, ali i nešto što PMI naziva progressive elaboration pokazali su se kao dobra praksa.

3. Pre početka projekta doneli smo možda donekle neobičnu odluku koja  se kasnije pokazala kao veoma dobra iako smo bili svesni sa kakvim rizicima se suočavamo ako se odlučimo za tako nešto. Naime, odlučili smo se za angažovanje dva dizajnera za ovaj projekat. Prvi je bio angažovan za izradu logotipa i osnovnog vizuelnog identiteta, kao i za štampani materijal koji će služiti za promociju. Drugi dizajner je bio odgovoran za kompletan web dizajn. Dve različite ličnosti, dva različita pogleda na dizajn dovodili su do raznih komičnih situacija na osnovu kojih bi se mogao napisati poseban blog post. No, kombinacijom njihova dva pogleda izvukli smo maksimum iz rešenje koje je predstavljalo pravi balans oba pogleda na celu priču.

4.  I poslednja i jako bitna stvar na kojoj često padaju projekti je sam završetak projekta. Period kada motivacija značajno padne, strpljenje je na minimimu i kao za inat odnekud se pojavljuju bagovi koje hitno treba ispraviti. Lekcija koja je naučena iz ovog dela je da za poslednju fazu treba planirati još više vremena (iako smo mi ostavili dobar luft za testiranje i ispravljanje ovde je rok probijen), koristiti softver za komunikaciju i praćenje napretka na projektu i izgurati priču do kraja. I ne zaboraviti na motivaciju, koja prilikom tih zadnjih koraka ispred cilja ume da ponestane.

Uprkos proklizavanjima kojih jednostavno ima na svim projektima sajt je pušten u rad i ovaj deo projekta je uspešno završen. Danas ceo tim ide na zajedničko piće da proslavimo kraj ovog dela, a ono što nas čeka u nastavku je završetak kompletne priče oko ovog projekta koja podrazumeva i offline promociju sajta. Tek kad završimo sve aktivnosti  koji smo potpisali sa USAD-om i sredimo sve papire možemo reći da je ovaj projekat zvanično završen.

Veliko hvala ekipi koja je radila na projektu, a koju čine dizajneri Vukašin Stojkov i Nikola Arsić, programeri Srđan Stojković i Stefan Petrović i cela YU Build ekipa koja je učestvovala u delu oko sadržaja i organizacije projekta (Sandra Popović, Vladimir Trkulja i naši dragi građevinci).

Nadam se da ste dobili jednu korisnu analizu upravljanja realnim projektom, a ovakve primere iz prakse ćemo pokušati da provlačimo  i u narednim postovima. Kakva su vaša iskustva u radu na projektima? Koje su to situacije iz kojih ste najviše naučili?

Uspeh projekata, pogotovu IT projekata zavisi skoro isključivo od sposobnosti naših ljudi da obave dogovoreni posao u definisanom roku. U projektnom okruženju često radimo sa ljudima koje ne poznajemo dobro i sa kojima nismo provodili puno vremena. Ako se potrudimo da saznamo njihove veštine i interesovanja to nam može pomoći da adekvatno iskoristimo njihove talente.

Od pomoći nam mogu biti sledeći koraci:

• Odredimo tačno koje nam veštine i znanja trebaju na projektu kako bismo obavili sve što treba
• Odredimo ljude koji će raditi na svakoj aktivnosti
• Odredimo koji je obim posla koji treba da posvete svakoj aktivnosti
• Ukoliko postoje aktivnosti kojima nisu potpuno vremenski posvećeni, odredimo kada treba da im posvete vreme

Ono što nam se često dešava je da krećemo od toga KO radi na projektu, pa tek onda ŠTA će on tačno da radi. To ponekad uspe, a ponekad ne. Pokušajte da na svojim projektima krenete od toga da tačno definišete ŠTA se radi, da vidite KO SVE to može da radi, pa tek onda da kažete KO će to zaista da radi.

Realno radno vreme i učinak

To što ljudi sa kojima radimo dobiju da na projektu rade puno radno vreme ne znači da će raditi punih 8 sati na dan, ni 40 sati nedeljno, ni 52 nedelje godišnje.

Ovde je jako bitna i produktivnost - rezultati koje neko može da postigne po jedinici vremena. Na njih utiču: znanje i veštine, prethodno iskustvo , osećaj za hitnost, mogućnost za multitasking (pošto će po pravilu raditi više stvari od jedne), kvalitet orkuženja i dostupnost resursa.

Prošle godine sam bila na predavanju Majkla Polija i tada sam saznala za jednu zanimljivu studiju koja je rađena na temu realnog radnog vremena koje zaposleni posvećuju svom poslu tokom dana. Dolazimo do toga da ono iznosi oko 50% radnog vremena. Ovako nečega treba vrlo biti svestan tokom planiranja.

I ne zaboravite, naš uspeh veoma zavisi od ljudi sa kojima radimo na projektu.

Firma YU Build je tokom 2009. godine potpisala ugovor sa USAID programom za razvoj konkurentnosti o isporučivanju obuka koje razvijaju veštine upravljanja projektima u oblasti informacionih tehnologija. Kroz obuke o upravljanju projektima naše firme od 2002. godine prošlo je oko 600 polaznika, a konkretnu Upravljanje IT projektima obuku je pohađalo 11 polaznika.

Kolega Rade Kuzmanović je uz podršku iskusnog tima project managera razvio ovu obuku, posebno je prilagodivši onima koji nameravaju da polažu ispite za PMI sertifikate.

Kao i većina ljudi koji se bave IT-jem, učestvovao sam u raznim projektima, neke i vodio, ali bez formalnog ili nekog posebnog neformalnog obrazovanja u toj oblasti. Naime, domaće visoko školstvo vrlo okleva da buduće inženjere uputi u veštine koje na prvi pogled odstupaju od klasičnih inženjerskih metoda, i oslanjaju se na neke društvene nauke.

Iako je ova obuka već jednom organizovana, zbog tekućih obaveza (i uverenja da su obuke svaki naredni put kvalitetnije, a tim uigraniji) je nisam prošao, te planiram da joj prisustvujem u decembarskom terminu.

Formalna najava obuke se nalazi na sajtu YU Build-a, a koristan UGC možete naći u komentarima na sajtu ITDogadjaji.com. Što se tiče nekih insajd informacija o samoj obuci, i Jelena i Rade su profesionalni treneri čije obuke obiluju interaktivnim radom, a praktične vežbe su redovne u svakoj sesiji. To u praksi znači da na obuci neće biti dosadno, i da će teorije biti u meri koja je potrebna za PMI sertifikaciju – barem sudeći po materijalima koje sam video.

I za kraj, ono što zaposlenima u malim preduzećima može biti interesantno – USAID donatorski program znači da pojedinci koje ispune uslove za učestvovanje u programu dobijaju donaciju  u vidu pokrivanja 50% iznosa kotizacije (250 evra).