Verujem da će svima biti jasno da na projektu treba da uradimo tačno onoliko koliko klijent traži – ništa manje i ništa više. Naravno, posao je nas, menadžera projekta, da se postaramo da se prethodna rečenica obistini, što znači da nama mora da bude kristalno jasno šta sve treba da se uradi na projektu.

Prema mom iskustvu, to zvuči mnogo lakše nego što zaista jeste. Dve zamke na koje sam ja redovno nailazio su:

• Klijent nije potpuno siguran šta želi
• Mi, ili naši šefovi verujemo da je „kolačić uz kafu“ dobar princip u IT industriji

Želje klijenta

Obično će oni koji sklapaju posao dobiti od klijenta prvu želju za user friendly aplikaciju koja radi to-i-to. Zvuči poznato?

Neki srećnici će naići na klijente koji mogu to-i-to da opišu u malo više detalja vezanih za prirodu posla kojom se klijent bavi, ali će po pravilu svi pretpostaviti da je user friendly identično za sve. Opet, neki srećnici će imati prilike da se prodivane sa klijentom pre nego što padne dogovor o ceni.

U svakom slučaju, prvi korak je da sami sebi razjasnimo tačno šta treba da se postigne projektom, i to da bacimo na Word. Taj dokument ¬– zvaćemo ga opis posla – treba da vidi klijent. Za pisanje opisa posla moramo da se upoznamo sa prirodom posla za koji se traži aplikacija kao i jezikom tog posla.

Klijent mora da razume svaki deo opisa posla i da se potpuno složi sa njim, tako što će ga na kraju potpisati. Važan detalj je da opis posla ne mora biti gotov odjedared, već da valja očekivati neki feedback od klijenta. Ukoliko ga potpiše iz prve, imamo veliki rizik da ga je potpisao ne promislivši, te da će se kasnije potkradati sitna nezadovoljstva.

Jako je dobro, u prepisci tokom bistrenja opisa posla klijentu objasniti kako se radi o „konačnoj“ verziji posla koji će se raditi, i da će se svaka izmena dodatno dogovarati. Ukoliko ovo propustimo, rizikujemo razne želje za izmenama tokom posla, što može potpuno da nam poremeti rad.

Takođe je dobro pogledati na kakvim aplikacijama se kod klijenta generalno radi, kako bismo stekli ideju šta bi za njega moglo biti user friendly. Potom pokazati neke primere dosadašnjih interfejsa, i pratiti reakciju. Interfejs je nešto na šta će po pravilu imati najviše zamerki i na šta će morati najviše da se priviknu.

Klijent će skoro sigurno imati dodatnih želja za dorade prvobitno dogovorenog posla. Što je zapravo uglavnom divno, jer nam daje mogućnost da dodatno naplatimo. Od dorada ne treba bežati dok god nam ne utiču na dogovoreni rok za dati projekat, ali naravno i druge projekte koje radimo. Dorade svakako treba da dogovaramo posebno i klijentu objasnimo kako će one uticati na naš rad. Ukoliko nam, pak utiču na rokove, korisno je klijenta odvesti u pravcu daljih verzija programa, na kojima ćemo raditi čim završimo trenutnu – i tako odmah obezbedimo naredni posao.

Kolačić uz kafu

Bio sam vrlo prijatno iznenađen kada sam davnih dana u nekom kafiću dobio prvi put kolačić uz kafu. Kafići su kao modu ubacili i čokoladice – oduševljenju nikad kraja. Sledeće iznenađenje je bilo kada sam video da neki moji prijatelji ne smažu taj kolačić ili čokoladu – ne sviđa im se, ili su na dijeti, ili šta god da je bilo. Ne dugo za tim sam dobio i prvi kolačić (od mnogih) koji mi se vrlo nije svideo…

Sada znam da ako hoću kolač koji će mi se svideti, moraću da ga kupim, a gratis ću dobiti kolač koji mi se nije po ukusu, ili vrlo gorku čokoladu.

Sličan se princip može primeniti i na naše projekte. Nama će se činiti da je neki dodatak divan za klijenta ali:

• Njemu baš to ni najmanje neće trebati, pa ga neće koristiti. Što znači, potrudili smo se oko nečega, utrošili vreme, znanje, novce, a onda će to otići u fioku sa znakom „čuvaj se leoparda!“, a klijent zbog toga neće biti zadovoljan jer je dobio nešto što nije tražio, što mu nije potrebno, a za to nije morao dodatno da plati. I mi ćemo se loše osećati jer nešto dobro što smo napravili neće biti korišćeno.
• Biće mu zbunjujuć, ili na smetnji, pa smo promašili temu. Klijent opet neće biti zadovoljan, jer se može osetiti da ga nismo slušali, i da nam njegove želje nisu bitne, pa ćemo možda morati dodatno da radimo na uklanjanju ili ispravljanju nečeg u šta od početka nismo morali da ulažemo vreme, znanje, novce…
• Svideće mu se, ali ćemo mi izgubiti divnu šansu da dodatni rad naplatimo. Uložićemo rad, trud, vreme u neki deo posla koji ćemo dati besplatno. Dobro ćemo se osećati jer će se naš rad ceniti i koristiti.

Što više uložimo u ovaj kolačić, više šanse imamo da se klijent zapita da li je onoliko morao da plaća za ostatak projekta, što je posebno karakteristično za ova krizna vremena. Uz to, ako nas isti klijent angažuje ponovo, očekivaće sličan „kolačić“, kao što će verovatno i oni kojima nas klijent preporuči.

Biće zanimljivo da članovima našeg tima objasnimo zašto uvek treba svoje vreme i znanje poklanjaju klijentima. Naročito kada pored datog projekta ljude čeka dosta posla na drugim stvarima.

Iako sve teorije o dobrom poslovanju govore da klijent treba da oseti kako dobio malo više nego što je platio, odnosno da oseti dodatnu vrednost, za to će nam već pomoći kolege iz marketinga.

U praksi, to će značiti da nađemo dobru meru, često u vidu dobro skockane tehničke dokumentacije, nešto dodatne obuke, ili malo dodatne tehničke podrške kada je projekat gotov – svakako nešto što nam neće oduzeti previše vremena i truda.

Na kraju, klijentu treba da suptilno pokažemo šta je „kolačić“ koji dobija kao znak kvaliteta našeg rada, zbog čega će se on osetiti posebno.

Ako ne znate šta je to, to je skraćenica od „Project Management Professional„-  titula koju, kada je zaslužite, dodeljuje najveće svetsko udruženje project managera – Poject Management Institute (PMI).

Zašto mi je to bilo interesantno (tek) sada?

Ukratko, PMI i njegove titule su popularne u svetu IT project manager-a, jer daju znanja koje omogućavaju ljudima iz IT struke da uspešno rade za firme koje žive od prodaje IT usluga i proizvoda.

Učestvujem u IT projektima od 1978 i upravljam njima od 1985.

Takođe, upravljam građevinskim projektima od 1989. godine. Predavao sam upravljanje projektima na Građevinskom fakultetu u Beogradu od 1992 do 2005, doktorirao sam na upravljanju projektima 1992, i član sam PMI-ja od 2003. Za sve to vreme nisam imao ozbiljnih primedbi na moje upravljanje projektima i niko me nije pitao za titulu.

Ali…

Pre par meseci, jedan moj potencijalni klijent, tehnički direktor jedne od većih srpskih firmi, koji je završio ozbiljne škole u USA, pozvao me je da pričamo o obuci njegovih ljudi.  Kada smo počeli da pričamo, jedno od prvih pitanja je bilo: „Koliko imate PMP-ova?“

Rekao sam „Još uvek nijednog“. I u sebi zaključio da neko mora da polaže za PMP-ja, najverovatnije šef, tj. ja

U narednim postovima pokušaću da prepričam moja iskustva kako postati PMP i dokazati šefovima i klijentima da zaista znate da upravljate projektima.

O čemu ćemo pisati?

Šta kada programer posle godina kodiranja dobije zadatak da vodi tim u realizaciji projekta?

Gde naći znanje vezano za menadžerske veštine prilagođene IT-jevcima? I šta ako ova osoba nije programer, čak nije ni iz IT struke?

Kako upravljati projektom i omogućiti da on bude završen na vreme i uz dogovoren budžet? Kako voditi tim koji čine specifični mladi ljudi koji su navikli da rade sami? Koji softver nam može pomoći u tome? Kako da se sertifikujem za to zanimanje?

Na ova pitanja pokušaćemo da odgovorimo u postovima na ovom blogu i nadamo se da ćemo vam pružiti korisne informacije koje ćete iskoristiti u svakodnevnom radu.

Kome je blog namenjen?

Blog je namenjen pre svega project managerima u IT struci, ili kako god se oni zvali – IT menadžerima, šefovima, rukovodiocima različitih IT sektora (dakle svima koji vode tim ljudi sa kojim  treba da realizuju IT projekat).  Verujemo da tekstovi na ovom blogu mogu koristiti i svima koji na bilo koji način učestvuju u nekom IT (ili  drugom) projektu.

Kako ćemo pisati?

Trudićemo se da ne izbacujemo suvoparne i dosadne tekstove, već da iskustva iz prakse prenosimo na jasan i donekle neformalan način. Pratimo svetska dešavanja i aktuelnosti u ovoj oblasti, pa ćemo se truditi da sve zanimljive informacije podelimo sa vama.

Ko će pisati?

Na ovom blogu pisaće zaposleni i prijatelji konsultantske kuće YU Build.

Tu je pre svega Zoran Đorđević, osnivač i direktor  firme YU Build. Programirao od 1978. Doktorirao na Građevinskom fakultetu u Beogradu sa temom računarskih komunikacija na građevinskim projektima. Petnaestak godina bio profesor na Građevinskom fakultetu na predmetu Upravljanje projektima. Od 2001. vodi firmu YU Build sa kojom je realizovao veliki broj građevinskih i IT projekata i održao mnogo obuka koje pokrivaju ovu i slične teme. Član PMI-ja

Rade Kuzmanović, trener u YU Build-u. Radio kao IT konsultant i Project menadžer u firmi YU Build. Za potrebe YU Build-a pripremio i vodio trening Upravljanje IT projektima prema PMI standardnima, u saradnji sa USAID-ovim projektom za razvoj konkurentnosti.

Jelena Rakić, marketing menadžer i trener u konsultantskoj kući YU Build. Diplomirala i magistrirala na  Fakultetu organizacionih nauka u Beogradu. Realizovala veliki broj projekata koji su vezani za Internet marketing.  Drži treninge za YU Build koji su pre svega vezani za menadžment, trenerske veštine i upravljanje IT projektima. Član ekipe sajta ITDogadjaji.com.

Vladimir Trkulja, IT konsultant u YU Build-u. Apsolvent na ETF-u.  U firmi od njenog osnivanja, radio na svim projektima koji su vezani za primenu informacionih tehnologija. Poseduje više Microsoft sertifikata vezanih za Enterprise project management. Nekoliko poslednjih godina vodi  IT sektor firme i radi konsalting za spoljašnje IT projekte. Jedan od osnivača sajta ITDogadjaji.com.

Na blogu će pisati i ostali zaposleni u YU Build-u, spoljni saradnici i prijatelji firme.

Šta hoćemo da postignemo?

Želja nam je da kroz ovaj blog sumiramo svoja znanja, naučimo nešto novo, promovišemo upravljanje projektima u IT branši i na srpskom jeziku ponudimo znanja koja mogu biti korisna u svakodnevnom radu.