Dakle:

• Planovi se prave se na osnovu sagledavanja svih dostupnih činjenica u datom trenutku
• Nema potpuno tačnih planova
• Planovi treba da budu realni

Plan nije garancija za uspeh, već je iskaz o tome šta ćemo raditi da cilj postignemo. Ukoliko shvatimo da plan ne ostvarujemo, ili ga nećemo ostvariti, treba ga adekvatno ažurirati.

Detaljnost planova

Što detaljnije razradimo plan, to sigurniji možemo da budemo da ćemo postići ono što je planom zacrtano.

Posao, naravno, želimo da podelimo toliko detaljno da možemo tačno da planiramo i kasnije smisleno da pratimo. Na svu sreću, prednost detaljnog planiranja opravdava vreme koje utrošimo na smišljanje kako to da obavimo.

Ova tri pitanja nam pomažu da utvrdimo jesmo li adekvatno detaljno razradili plan:

• Možemo li TAČNO da procenimo resurse koji nam trebaju?
• Možemo li TAČNO da procenimo trajanje atkivnosti?
• Kad ovaj deo posla dodelimo nekome, hoće li razumeti šta treba da uradi?

Ako je odgovor na neko od ovih pitanja NE, onda treba da sitnimo dalje

Ciklično planiranje

Kada imamo dugoročan projekat, koji obično ima jako puno aktivnosti koristimo pristup cikličnog planiranja – konstantno razvijamo plan, kako bolje razumemo projekat. Ovaj pristup koristimo onda kada neizvesnosti mogu da nam ograniče početno detaljno i precizno planiranje, pa možemo da razradimo plan dalje kako dođemo do novih informacija.

Recimo, razradimo plan za prva tri meseca do detalja, pa za naredni period do onoliko detalja koliko možemo, recimo da procenimo da nam paketi traju oko mesec, dva. Pri kraju prva tri meseca ažuriramo plan, u međuvremenu smo saznali što, šta, pa naredna tri meseca možemo da isplaniramo dovoljno detaljno, i tako dalje… Ovo naravno zahteva ozbiljnu doslednost planiranju.

Opet kao primer navodim sajt namenjen stranim investitorima na kojem trenutno radim. Pre početka projekta detaljno sam isplanirala sve aktivnosti koje se završavaju sa puštanjem sajta u rad, a aktivnosti koje dolaze posle toga a vezane su za promociju, izradu promotivnog materijala, oglašavanje su išle samo do nivoa na kojem okvirno mogu da predvidim troškove koji su mi bili potrebni za sastavljanje budžeta.

Ovo je sasvim normalno i preporučeno i od stane PMI kada planirate projekat. Termin koji možete prepoznati u PMBOK -u za ovakav princip je progressive elaboration (characteristic of product is not all known at the beginning of project and they emerge over time).

Kompleksnost projekta

Kad smo napravili plan može nam se učiniti da je projekat složeniji nego što smo mislili. Istina je da je oduvek bio složen samo što to tek sada vidimo.

Iako 100 aktivnosti (a da ne pominjemo 10000) može biti zastrašujuće, istina je da je složenost projekta oduvek bila tu, samo je mi nismo primetili. Zapravo, tek kad jasno i tačno predstavimo sve aspekte posla znamo koliko je naš projekat složen, a kad sve složimo, pojednostaviće nam posao.

Ko je sve uključen i kako?

Zainteresovane strane (stakeholders) koje se najčešće javljaju na projektu su:

• Inicijator projekta
• Finansijer
• Pokretači
• Podrška
• Projektni tim
• Klijenti/korisnici
• Protivnici (svakako)
• …

Zainteresovane strane mogu veoma mnogo da utiču na odvijanje toka projekta. Zato je ključna stvar u upravljanju projektima da se blagovremeno nađu potrebne informacije vezane za projekat, a to znači i informacije vezane za očekivanja zainteresovanih strana.

Kao zainteresovana strana na samom projektu se pre svega pojavljuje inicijator projekta, neko ko je pokrenuo, inicirao ideju. Inicijator je neko od koga dobijamo preciznu ideju o problemu i o tome kako je zamišljeno da projekat reši taj problem.

Pored inicijatora tu su i pokretači projekta. Pokretači su ljudi koji će gurati da projekat uspe, i koji često imaju direktan interes od toga.

Podrška projekta su ljudi koji neće aktivno gurati, ali će generalno verovati da je projekat dobra ideja. Ovo recimo mogu da budu ljudi iz računovodstva, nabavke, ljudskih resursa, i slično. Imajmo na umu da često jedna osoba može da bude i pokretač i podrška. Obe ove grupe treba uključiti u projekat od početka do kraja.

Projektni tim će biti naše kolege koje će sa nama raditi na projektu. Klijenti/korisnici bi bili ljudi za koje pravimo naš projekat, i koji će sa rezultatima provoditi najviše vremena.

Svaki projekat će imati i protivnike – one koji smatraju da je grozna ideja, i koji mogu sprečavati rad na projektu. Zanimljiv aspekt protivnika projekta je da su oni vrlo energično vezani za projekat. Zato, ukoliko sagledamo razloge zbog kojih se protive projektu, i sa njima adekvatno iskomuniciramo – možemo od njih da dobijemo podršku ili čak pokretače projekta.

Jedan od glavnih delova posla projektnog menadžera je komunikacija, a za to je potrebno da vrlo dobro znamo s kim i oko čega treba da komuniciramo.

Imajte na umu da će mnogi iz zainteresovanih grupa imati “skrivena očekivanja”. To su često ona koja ne žele ili ne mogu da iskažu. Zato je jedna od vaših uloga da pokušate da identifikujete ova skrivena očekivanja.

Da ova priča o zainteresovanim stranama ne bi ostala samo na teoriji navešću jedan realan projekat koji trenutno vodim. U pitanju je izrada sajta koji je zamišljen kao mesto za promociju srpskog građevinarstva i mesto na kojima investitori koji su zainteresovani za gradnju i ulaganje u Srbiju mogu da dobiju sve potrebne informacije. Projekat radimo (YU Build) u saradnji sa USAID-om koji finansira polovinu naših troškova. Većina ljudi koji rade na projektu nisu stalno zaposleni u YU Build već su angažovani kao spoljni saradnici na ovom projektu. Šta mislite koliko ljudi na ovom projektu možemo smatrati stejkholderima?

Tu su svakako USAID kao finansijer jednog dela projekta, tu je i moj direktor kojem odgovaram za ovaj i ostale projekte koje vodim. U zainteresovane strane svakako ulazi i projektni tim sa kojim radim (od kojih se neki nalaze i u Americi ), ali i građevinski sektor u našoj firmi koji nije direktno uključen u projekat ali je svakako velika podrška i koristan izvor informacija koje su nam potrebne.

Da li sam spomenula strane investitore koji su nam najvažniji korisnici informacija na sajtu, pa domaće građevinske firme koje će biti zainteresovane da predstave projekte na kojima su radili? Nabrojala sam samo neke zainteresovane strane da bih vam pokazala da i nekim projektima koji na prvi pogled ne izgledaju komplikovano ima jako puno zainteresovanih strana o kojima morate voditi računa i koje morate imati u vidi u fazi planiranja projekta.

Još jedan razlog zašto je jako bitno da zainteresovane strane identifikujemo što ranije – pre nego što krenemo u realizaciju projekta.

Ovde vidimo kako cena uvođenja promena na projektu i mogućnost promena zavise od vremena.

Zato nam je od interesa da što više možemo od projekta definišemo i isplaniramo na početku. Planirajte jer ko ne planira, planira neuspeh.