Na workshopu se i pored toga što je održan u jutarnjim časovima pojavio veći broj ljudi od prijavljenih i planiranih (ograničili smo broj prijava na 25 ).  Za tri sata prošli smo kroz osnovne pojmove vezane za upravljanje projektima, faze projekta i komunikaciju na projektu.

Na workshopu je predstavljen i program treninga i sertifikacije u oblasti upravljanja projektima radimo u saradnji sa USAID-om i najavljena naredna obuka koju se održava krajem ovog meseca. Prezentaciju sa ove radionice možete videti i preuzeti u nastavku.

Kada sa vremenske distance sagledam projekat mogu reći da mi najznačajnije izgledaju ovi delovi projekta:

• pisanje projekta, podnošenje predloga USAID-u i dobijanje potvrde za zajednički rad
• planiranje projekta, podela na aktivnosti, unošenje u MS Project i praćenje projekta
• početak rada na projektu, rad sa dva dizajnera, usaglašavanje i donošenje odluka
• završetak projekta, ispravljanje bagova i vezivanje mašnice

Idemo redom:

1. Sa USAID-om smo već radili na nekim projektima ali je naravno bilo potrebno predstaviti im projekat, videti da li se naša ideja uklapa u njihove ciljeve i obezbediti podršku za projekat. Ko god da je radio sa donatorima zna da ova faza pre nego što počne projekat zna da traje i duže nego realizacija samog projekta. Sakupljanje tri ponude za svaku stavku za koju tražite novac će vas ipak naterati da dobro razmislite da li ste možda nešto od aktivnosti ili resursa zaboravili i već u ovoj fazi detaljno isplanirate realizaciju celog projekta.

Lekcija koju smo mi naučili iz ovog dela projekta  je da je potrebno što ranije uspostavljanje direktne komunikacije project managera i osobe koja je odgovorna kod donatora. Sve druge varijante vas mogu uvesti u beskonačnu petlju i nepotrebno igranje „gluvih telefona“.

2.  Planiranje aktivnosti i potrebnih resursa za ovaj projekat rađeno je veoma ozbiljno. Na početku je bilo simpatičnih situacija kada smo od dizajnera i programera tražili da svoj rad podele na aktivnosti koje su merljive, ali se kasnije ovo ispostavilo kao veoma dobra praksa. Dozvoliti ljudima koji rade na projektu da oni podele svoj rad, detaljno planiranje svih aktivnosti, korišćenje softvera za planiranje i praćenje, ali i nešto što PMI naziva progressive elaboration pokazali su se kao dobra praksa.

3. Pre početka projekta doneli smo možda donekle neobičnu odluku koja  se kasnije pokazala kao veoma dobra iako smo bili svesni sa kakvim rizicima se suočavamo ako se odlučimo za tako nešto. Naime, odlučili smo se za angažovanje dva dizajnera za ovaj projekat. Prvi je bio angažovan za izradu logotipa i osnovnog vizuelnog identiteta, kao i za štampani materijal koji će služiti za promociju. Drugi dizajner je bio odgovoran za kompletan web dizajn. Dve različite ličnosti, dva različita pogleda na dizajn dovodili su do raznih komičnih situacija na osnovu kojih bi se mogao napisati poseban blog post. No, kombinacijom njihova dva pogleda izvukli smo maksimum iz rešenje koje je predstavljalo pravi balans oba pogleda na celu priču.

4.  I poslednja i jako bitna stvar na kojoj često padaju projekti je sam završetak projekta. Period kada motivacija značajno padne, strpljenje je na minimimu i kao za inat odnekud se pojavljuju bagovi koje hitno treba ispraviti. Lekcija koja je naučena iz ovog dela je da za poslednju fazu treba planirati još više vremena (iako smo mi ostavili dobar luft za testiranje i ispravljanje ovde je rok probijen), koristiti softver za komunikaciju i praćenje napretka na projektu i izgurati priču do kraja. I ne zaboraviti na motivaciju, koja prilikom tih zadnjih koraka ispred cilja ume da ponestane.

Uprkos proklizavanjima kojih jednostavno ima na svim projektima sajt je pušten u rad i ovaj deo projekta je uspešno završen. Danas ceo tim ide na zajedničko piće da proslavimo kraj ovog dela, a ono što nas čeka u nastavku je završetak kompletne priče oko ovog projekta koja podrazumeva i offline promociju sajta. Tek kad završimo sve aktivnosti  koji smo potpisali sa USAD-om i sredimo sve papire možemo reći da je ovaj projekat zvanično završen.

Veliko hvala ekipi koja je radila na projektu, a koju čine dizajneri Vukašin Stojkov i Nikola Arsić, programeri Srđan Stojković i Stefan Petrović i cela YU Build ekipa koja je učestvovala u delu oko sadržaja i organizacije projekta (Sandra Popović, Vladimir Trkulja i naši dragi građevinci).

Nadam se da ste dobili jednu korisnu analizu upravljanja realnim projektom, a ovakve primere iz prakse ćemo pokušati da provlačimo  i u narednim postovima. Kakva su vaša iskustva u radu na projektima? Koje su to situacije iz kojih ste najviše naučili?

Uspeh projekata, pogotovu IT projekata zavisi skoro isključivo od sposobnosti naših ljudi da obave dogovoreni posao u definisanom roku. U projektnom okruženju često radimo sa ljudima koje ne poznajemo dobro i sa kojima nismo provodili puno vremena. Ako se potrudimo da saznamo njihove veštine i interesovanja to nam može pomoći da adekvatno iskoristimo njihove talente.

Od pomoći nam mogu biti sledeći koraci:

• Odredimo tačno koje nam veštine i znanja trebaju na projektu kako bismo obavili sve što treba
• Odredimo ljude koji će raditi na svakoj aktivnosti
• Odredimo koji je obim posla koji treba da posvete svakoj aktivnosti
• Ukoliko postoje aktivnosti kojima nisu potpuno vremenski posvećeni, odredimo kada treba da im posvete vreme

Ono što nam se često dešava je da krećemo od toga KO radi na projektu, pa tek onda ŠTA će on tačno da radi. To ponekad uspe, a ponekad ne. Pokušajte da na svojim projektima krenete od toga da tačno definišete ŠTA se radi, da vidite KO SVE to može da radi, pa tek onda da kažete KO će to zaista da radi.

Realno radno vreme i učinak

To što ljudi sa kojima radimo dobiju da na projektu rade puno radno vreme ne znači da će raditi punih 8 sati na dan, ni 40 sati nedeljno, ni 52 nedelje godišnje.

Ovde je jako bitna i produktivnost - rezultati koje neko može da postigne po jedinici vremena. Na njih utiču: znanje i veštine, prethodno iskustvo , osećaj za hitnost, mogućnost za multitasking (pošto će po pravilu raditi više stvari od jedne), kvalitet orkuženja i dostupnost resursa.

Prošle godine sam bila na predavanju Majkla Polija i tada sam saznala za jednu zanimljivu studiju koja je rađena na temu realnog radnog vremena koje zaposleni posvećuju svom poslu tokom dana. Dolazimo do toga da ono iznosi oko 50% radnog vremena. Ovako nečega treba vrlo biti svestan tokom planiranja.

I ne zaboravite, naš uspeh veoma zavisi od ljudi sa kojima radimo na projektu.

Oktobar je u domaćoj IT branši sinonim za konferenciju biZbuZZ – jedna od najznačajnijih događaja vezanih za poslovanje i informacione tehnologije. Elektronsko poslovanje, korporativno prisustvo na Internetu, Internet marketing samo se neke od tema kojima se biZbuZZ bavio prethodnih godina, a teme ovogodišnjeg biZbuZZ-a su korporativni aspekti društvenih medija i upotrebljivost i interfejs web aplikacija.

Treću godinu za redom kraj oktobra ćemo rezervisati za Niš i ovaj zanimljiv događaj koji predstavlja odličnu priliku za predstavljanje aktuelnih IT projekata i upoznavanje zanimljivih ljudi.

Dakle, ako vas interesuje poslovanje na Internetu, načini na koje možete da poboljšate svoje prisustvo na webu – dođite u Niš 28. oktobra da se družimo i saznamo nešto novo.

Kako je bilo na biZbuZZ-u prethodnih godina možete pročitati ovde i ovde, a da ne bismo previše odstupili od koncepcije bloga čiji je osnovni cilj da se bavi upravljanjem IT projektima postavljamo i slajdove sa našeg predavanja o upravljanju IT projektima sa prošlogodišnjeg biZbuZZ-a

Vidimo se u Niš!

U modernom poslovanju većina stvari koje radimo su neki projekti, iako ih mi možda tako ne zovemo. Zapravo, ukoliko ne radite na beskrajnoj traci u fabrici, ili za kasom u marketu, verovatno je da radite bar na nekim projektima.

Projekat

Projekat je, prema Institutu za upravljanje projektima (Project Management Institute – PMI ), privremeni poduhvat za stvaranje jedinstvenog proizvoda, cilja ili rezultata.

Za projekte koje sam ja radio za klijente, bilo bitno je da uradimo ono što klijent želi, u nekom ograničenom roku, i sa ograničenim sredstvima.

Karakteristike svakog projekta

• Problem (Jedinstven)
• Ljudi (Ne radimo sami)
• Ograničeno vreme (imamo neki rok)
• Ograničeni resursi (novac, ljudi…)

U tom nekom smislu i piramide su bile rađene kao projekat, a i neke svakodnevne stvari, poput pravljenja razmeštaja u kancelariji je zapravo projekat.

Upravljanje projektima

Ulozi u projekte su porasli, ušli su veći novci, treba da budemo bolji i brži od konkurencije, pa je i klijentima postalo važno da se njihovi projekti uspešno završavaju, i da oni od rezultata mogu kasnije da izvuku što više. Može biti vrlo nezgodno ako dozvolimo sebi da proklizamo na projektu vrednom par stotina hiljada evra…

Upravljanje projektima je zapravo naša veština da primenimo sve što nam je na raspolaganju kako bismo uspešno sproveli od početka do kraja ono što klijent zahteva od nas. Neke veštine i znanja će se razlikovati od projekta do projekta, ali su neke prilično primenjive na svakakav projekat.

Knjiga Project Management Body of Knowledge, ili PMBOK predstavlja združena znanja i veština koje su stekli iskusni projektni menadžeri PMI-a, i koje ova institucija preporučuje za uspešan rad.

Projektni pristup

Ukoliko verujemo da ćemo nešto bolje (brže, lakše, jeftinije…) uraditi kao projekat, i ako verujemo da to zapravo funkcioniše, onda nema boljeg načina od projektnog pristupa da ostvarimo cilj u datom roku uz ograničena sredstva.

Tada možemo da definišemo, pa i stavimo na papir tehnologiju kojom ćemo da radimo i da napravimo konkretne planove. Dobijamo mogućnost da u svakom trenutku vidimo dokle smo odmakli s poslom, a time i objektivnu sliku o uspesima i neuspesima na projektu. A pošto će i klijenti hteti da znaju šta se dešava s njihovim projektom, moći ćemo da im damo odgovarajuću informaciju.

Ima projekata gde je suština rada u vremenu, odnosno u roku, zatim projekata gde je suština u ljudima, i projekata gde je suština u resursima, ili u jednom resursu.

Za najveći deo IT projekata ključni resurs su ljudi i znanje koje oni poseduju. Ozbiljna je veština sagledati koliko će nam vremena i pojedinaca realno trebati i kako se posao može merljivo podeliti. Često je izazov da održimo fokus na projektu, jer IT-evci često rade na više projekata, i imaju tendenciju da više vremena ulože u projekte koji im se sviđaju.

IT je i vrlo živahno okruženje, ali u kome stručnjaka nema u izobilju, tako da kroz projekte treba raditi dosta balansiranja da se ljudi koji na njima rade pronađu u tome što rade i dobro osećaju, kako bismo na njih mogli da računamo i u budućnosti.

Klasični izgovori za izbegavanje projektnog pristupa

Naši projekti su krize, nemamo kad da planiramo – Obično ljudi kažu da su projekti rešavanja krizne situacije. A ko ne voli dobar nalet adrenalina, i da se oseti herojem, pa da ga neko potapše po leđima kako je lepo spasao svet. Međutim ova logika je nelogična. Kada imamo malo vremena, nema mesta za proklizavanje. Zato nam treba dobar plan, i manje će vremena i energije otići na malo razmišljanja unapred nego na spašavanje broda koji tone.

Upravljanje projektima je samo za velike projekte – Koliki god da je projekat, osnovne informacije koje nam trebaju su iste. Treba da znamo ko je uključen, koji je cilj projekta, ko radi, šta radi, dokle je stigao i kada je projekat gotov… Kod većih projekata sve duže traje, pa i planiranje, ali to ne znači da je ovo ekskluzivno za njih.

Ovi projekti zahtevaju kreativnost. Upravljanje projektima će ih ograničiti – Neki projekti su predvidljiviji od drugih, ali i ovi nepredvidivi treba da daju neke rezultate i zadovolje neka očekivanja. Stil planiranja i upravljanja projektima će se možda razlikovati, ali bi trebalo da postoji.

Treba da radimo, a ne da sastančimo i planiramo – Poslednje je komentar koji je karakterističan za ljude koji su navikli da u timu budu aktivisti i da odrade veći deo posla, pa obično budu unapređeni u projektne menadžere. Ako krenemo da radimo bez da prethodno definišemo šta radimo, rezultati mogu biti u najmanju ruku… zanimljivi. Uostalom, sastanci i planovi nam pomažu da manje radimo.

Nadam se da nikog nisam ovim poplašio. Nije mi to bila namera, već da skrenem pažnju na jedan nesvakidašnji način da olakšamo uspešno obavljen posao.

Osobine projekta:

Sećamo se da je projekat, prema PMI , ostvarivanje nekog konkretnog cilja u određenom vremenskom roku uz ograničene resurse.

Za primer sam uzeo da kuvamo kafu za mog prijatelja i mene, i naše lepše polovine.

Cilj:

Skuvane i poslužene četiri odgovarajuće kafe, uz čokoladne kolačiće.

Vremenski rok:

Narednih deset minuta (kako naše lepše polovine ne bi uzele stvar u svoje ruke).

Resursi:

Kafa, šećer, zaslađivač, voda, džezva, šolje, šporet, mleko, kašičica, ja, čokoladni kolači, tanjirić za kolače.

Dakle, ispunjavamo sve osobine projekta! Hajde sada da vidimo kako to zapravo izgleda:

Faze projekta:

Osnovne četiri faze u životu projekta, prema PMI , su započinjanje, definisanje, obavljanje, praćenje i kontrola i na kraju završetak.

Započinjanje:

Uvek započinjemo idejom da nam nešto treba, neki problem da se reši, neka prilika da se ugrabi, neka potreba da se zadovolji. Preneto na našu kafu, započinjanje je negde u „Dobrodošli! Jeste li za kafu?“ ili „Pa gde je više ta kafa?“.

Definisanje:

Definisanjem malopređašnju ideju konkretizujemo, planiramo kako ćemo da je ostvarimo, pripremamo teren da je ostvarimo što lakše.

U našem slučaju treba da budemo sigurni ko kakvu kafu pije, u kolikim količinama, sa kakvim dodacima. Znamo se dobro, ali nije zgoreg da ja proverim koliko šećera moj prijatelj voli, i da li je njegova bolja polovina danas raspoložena da presečemo kafu mlekom ili ne, i da li će hteti šećer ili zaslađivač. Nekoliko sam se puta opekao na tome da pretpostavim šta ko hoće.

Dosta sam puta kuvao kafu, ali na putu do kuhinje već lagano da ja pređem sa dnevne teme na kafenu. Zadovoljan sam što znam tačno šta treba da uradim. Planiram kako već mogu odokativno da pogodim koliko je vode potrebno za četiri kafe, a iako malo omašim, niko se neće buniti da dobije malo više, dok god pogodim ukus. Dok još utežem planove, štrecnem se na pomisao da smo popili svu kafu juče, i da možda nismo kupili novu… Zato se u kuhinji prvo latim teglice za kafu. Kriterijumi kvaliteta poznati, rizici razmotreni, baš kako treba.

Obavljanje:

Sve je tu, ovog puta ne mora nikakva nabavka. Hvala bogu što resursi mogu da se preliju i od prethodnih projekata. Sipam vodu u džezvu, ubeđen sam da sam odmerio kako valja, uključim ringlu, i napravim mentalnu belešku da treba da je isključim posle, i još kažem sebi da to naredni put odmah treba da unesem u plan.

Dok se voda veselo greje, pripremam šolje, šećer, mleko, kolačiće. Setim se da moj prijatelj ima određenu šolju iz koje voli da pije kafu kad dođe kod mene, pa i to uzmem u obzir.

Praćenje i kontrola:

I dok sam ja do ramena u traženju tacne za kolače, moja najlepša polovina na svetu dođe u kuhinju da pita što me toliko nema, pa brže bolje promeni temu na treba li mi pomoć. Nakon hrabrenja da je sve u redu i uglavnom prema planu (ne mogu da nađem tacnu koju sam hteo, pa ću je zameniti drugom), zamolim za proveru za presecanje mleka kafom, i utvrđivanje da se raspoloženje nije promenilo možda u međuvremenu, jer me nema već toliko dugo.

Kontrola i obavljanje se dešavaju istovremeno, a ja sa svim novim informacijama mogu da se vratim svome poslu.

Obavljanje:

Stigao sam do toga da imam sve informacije i resurse pred sobom spremne i željno iščekujem da čujem zvuk vode koja samo što nije počela da ključa. Znam da ako stavim kafu neposredno pre, imaće bogatiji ukus. Takođe znam da moji gosti to vole, te da je zato spremanje kafe moj posao.

Zakuvavam kafu, pazim da ne pobegne iz džezve i prisetim se da sam sebi poručio da isključim ringlu. Kafu stavljam na stranu dok raspoređujem šećer i zaslađivač, pazeći da ne pomešam šolje. Dok sipam kafu pazim i na kajmak, jer znam da me to može dovesti u dosta nevolja.

Završetak:

Pošto ne verujem u poslužavnike, kafu odnosim (klijentima isporučujem) u fazama: najpre gostima, pa kolači, pa nama domaćima.

Razgovor je već potekao u nekom drugom pravcu, ali meni treba i potvrda da sam posao obavio na zadovoljstvo klijenta, sačekam da moj prijatelj i njegova lepša polovina glasno ili uz žvakanje kolača potvrde da sam pogodio njihov ukus, a onda zadovoljno srknem i svoju kafu i čestitam svom timu na dobro obavljenom poslu.

Kad sam završio objašnjavanje, moj prijatelj se slatko nasmejao. Shvatio je poentu, ali me upozorio da ne pokušavam još neko vreme, dok se ne privikne, da mu prevođenje predstavljam kao projekat.

Voleo bih da vidim i vaše viđenje kafe kao projekta u komentarima ili kontakt formularu.

O čemu ćemo pisati?

Šta kada programer posle godina kodiranja dobije zadatak da vodi tim u realizaciji projekta?

Gde naći znanje vezano za menadžerske veštine prilagođene IT-jevcima? I šta ako ova osoba nije programer, čak nije ni iz IT struke?

Kako upravljati projektom i omogućiti da on bude završen na vreme i uz dogovoren budžet? Kako voditi tim koji čine specifični mladi ljudi koji su navikli da rade sami? Koji softver nam može pomoći u tome? Kako da se sertifikujem za to zanimanje?

Na ova pitanja pokušaćemo da odgovorimo u postovima na ovom blogu i nadamo se da ćemo vam pružiti korisne informacije koje ćete iskoristiti u svakodnevnom radu.

Kome je blog namenjen?

Blog je namenjen pre svega project managerima u IT struci, ili kako god se oni zvali – IT menadžerima, šefovima, rukovodiocima različitih IT sektora (dakle svima koji vode tim ljudi sa kojim  treba da realizuju IT projekat).  Verujemo da tekstovi na ovom blogu mogu koristiti i svima koji na bilo koji način učestvuju u nekom IT (ili  drugom) projektu.

Kako ćemo pisati?

Trudićemo se da ne izbacujemo suvoparne i dosadne tekstove, već da iskustva iz prakse prenosimo na jasan i donekle neformalan način. Pratimo svetska dešavanja i aktuelnosti u ovoj oblasti, pa ćemo se truditi da sve zanimljive informacije podelimo sa vama.

Ko će pisati?

Na ovom blogu pisaće zaposleni i prijatelji konsultantske kuće YU Build.

Tu je pre svega Zoran Đorđević, osnivač i direktor  firme YU Build. Programirao od 1978. Doktorirao na Građevinskom fakultetu u Beogradu sa temom računarskih komunikacija na građevinskim projektima. Petnaestak godina bio profesor na Građevinskom fakultetu na predmetu Upravljanje projektima. Od 2001. vodi firmu YU Build sa kojom je realizovao veliki broj građevinskih i IT projekata i održao mnogo obuka koje pokrivaju ovu i slične teme. Član PMI-ja

Rade Kuzmanović, trener u YU Build-u. Radio kao IT konsultant i Project menadžer u firmi YU Build. Za potrebe YU Build-a pripremio i vodio trening Upravljanje IT projektima prema PMI standardnima, u saradnji sa USAID-ovim projektom za razvoj konkurentnosti.

Jelena Rakić, marketing menadžer i trener u konsultantskoj kući YU Build. Diplomirala i magistrirala na  Fakultetu organizacionih nauka u Beogradu. Realizovala veliki broj projekata koji su vezani za Internet marketing.  Drži treninge za YU Build koji su pre svega vezani za menadžment, trenerske veštine i upravljanje IT projektima. Član ekipe sajta ITDogadjaji.com.

Vladimir Trkulja, IT konsultant u YU Build-u. Apsolvent na ETF-u.  U firmi od njenog osnivanja, radio na svim projektima koji su vezani za primenu informacionih tehnologija. Poseduje više Microsoft sertifikata vezanih za Enterprise project management. Nekoliko poslednjih godina vodi  IT sektor firme i radi konsalting za spoljašnje IT projekte. Jedan od osnivača sajta ITDogadjaji.com.

Na blogu će pisati i ostali zaposleni u YU Build-u, spoljni saradnici i prijatelji firme.

Šta hoćemo da postignemo?

Želja nam je da kroz ovaj blog sumiramo svoja znanja, naučimo nešto novo, promovišemo upravljanje projektima u IT branši i na srpskom jeziku ponudimo znanja koja mogu biti korisna u svakodnevnom radu.