Upravljanje IT projektima

Planovi se prave da bi se neki projekat realizovao u određenom roku, sa određenim resursima i pre svega da bi postigao svoj cilj. Dobri planovi nisu uvek potpuno tačni, jer jednostavno tačnih planova nema. U svakom trenutku se može desiti neka promena koji može uticati na naš plan toliko da plan sa kojim smo do tog trenutka radili, nema nikakvog smisla. Zato se planovi menjaju tokom vremena i to nije izgovor zbog kojeg ne treba planirati.

Dakle:

• Planovi se prave se na osnovu sagledavanja svih dostupnih činjenica u datom trenutku
• Nema potpuno tačnih planova
• Planovi treba da budu realni

Plan nije garancija za uspeh, već je iskaz o tome šta ćemo raditi da cilj postignemo. Ukoliko shvatimo da plan ne ostvarujemo, ili ga nećemo ostvariti, treba ga adekvatno ažurirati.

Detaljnost planova

Što detaljnije razradimo plan, to sigurniji možemo da budemo da ćemo postići ono što je planom zacrtano.

Posao, naravno, želimo da podelimo toliko detaljno da možemo tačno da planiramo i kasnije smisleno da pratimo. Na svu sreću, prednost detaljnog planiranja opravdava vreme koje utrošimo na smišljanje kako to da obavimo.

Ova tri pitanja nam pomažu da utvrdimo jesmo li adekvatno detaljno razradili plan:

• Možemo li TAČNO da procenimo resurse koji nam trebaju?
• Možemo li TAČNO da procenimo trajanje atkivnosti?
• Kad ovaj deo posla dodelimo nekome, hoće li razumeti šta treba da uradi?

Ako je odgovor na neko od ovih pitanja NE, onda treba da sitnimo dalje

Ciklično planiranje

Kada imamo dugoročan projekat, koji obično ima jako puno aktivnosti koristimo pristup cikličnog planiranja – konstantno razvijamo plan, kako bolje razumemo projekat. Ovaj pristup koristimo onda kada neizvesnosti mogu da nam ograniče početno detaljno i precizno planiranje, pa možemo da razradimo plan dalje kako dođemo do novih informacija.

Recimo, razradimo plan za prva tri meseca do detalja, pa za naredni period do onoliko detalja koliko možemo, recimo da procenimo da nam paketi traju oko mesec, dva. Pri kraju prva tri meseca ažuriramo plan, u međuvremenu smo saznali što, šta, pa naredna tri meseca možemo da isplaniramo dovoljno detaljno, i tako dalje… Ovo naravno zahteva ozbiljnu doslednost planiranju.

Opet kao primer navodim sajt namenjen stranim investitorima na kojem trenutno radim. Pre početka projekta detaljno sam isplanirala sve aktivnosti koje se završavaju sa puštanjem sajta u rad, a aktivnosti koje dolaze posle toga a vezane su za promociju, izradu promotivnog materijala, oglašavanje su išle samo do nivoa na kojem okvirno mogu da predvidim troškove koji su mi bili potrebni za sastavljanje budžeta.

Ovo je sasvim normalno i preporučeno i od stane PMI kada planirate projekat. Termin koji možete prepoznati u PMBOK -u za ovakav princip je progressive elaboration (characteristic of product is not all known at the beginning of project and they emerge over time).

Kompleksnost projekta

Kad smo napravili plan može nam se učiniti da je projekat složeniji nego što smo mislili. Istina je da je oduvek bio složen samo što to tek sada vidimo.

Iako 100 aktivnosti (a da ne pominjemo 10000) može biti zastrašujuće, istina je da je složenost projekta oduvek bila tu, samo je mi nismo primetili. Zapravo, tek kad jasno i tačno predstavimo sve aspekte posla znamo koliko je naš projekat složen, a kad sve složimo, pojednostaviće nam posao.