Da zauzmemo niski start – kako počinjemo projekat?
Jako dobro mesto za početak projekta je utvrđivanje svih strana koje su uključene i zainteresovane za projekat (eng. stakeholders). Zainteresovane strane su pojedinci i/ili organizacije koje su uključeni u projekat i čiji interesi se mogu pozitivno ili negativno odraziti na sam projekat.
Ko je sve uključen i kako?
Zainteresovane strane (stakeholders) koje se najčešće javljaju na projektu su:
- Inicijator projekta
- Finansijer
- Pokretači
- Podrška
- Projektni tim
- Klijenti/korisnici
- Protivnici (svakako)
- …
Zainteresovane strane mogu veoma mnogo da utiču na odvijanje toka projekta. Zato je ključna stvar u upravljanju projektima da se blagovremeno nađu potrebne informacije vezane za projekat, a to znači i informacije vezane za očekivanja zainteresovanih strana.
Kao zainteresovana strana na samom projektu se pre svega pojavljuje inicijator projekta, neko ko je pokrenuo, inicirao ideju. Inicijator je neko od koga dobijamo preciznu ideju o problemu i o tome kako je zamišljeno da projekat reši taj problem.
Pored inicijatora tu su i pokretači projekta. Pokretači su ljudi koji će gurati da projekat uspe, i koji često imaju direktan interes od toga.
Podrška projekta su ljudi koji neće aktivno gurati, ali će generalno verovati da je projekat dobra ideja. Ovo recimo mogu da budu ljudi iz računovodstva, nabavke, ljudskih resursa, i slično. Imajmo na umu da često jedna osoba može da bude i pokretač i podrška. Obe ove grupe treba uključiti u projekat od početka do kraja.
Projektni tim će biti naše kolege koje će sa nama raditi na projektu. Klijenti/korisnici bi bili ljudi za koje pravimo naš projekat, i koji će sa rezultatima provoditi najviše vremena.
Svaki projekat će imati i protivnike – one koji smatraju da je grozna ideja, i koji mogu sprečavati rad na projektu. Zanimljiv aspekt protivnika projekta je da su oni vrlo energično vezani za projekat. Zato, ukoliko sagledamo razloge zbog kojih se protive projektu, i sa njima adekvatno iskomuniciramo – možemo od njih da dobijemo podršku ili čak pokretače projekta.
Jedan od glavnih delova posla projektnog menadžera je komunikacija, a za to je potrebno da vrlo dobro znamo s kim i oko čega treba da komuniciramo.
Imajte na umu da će mnogi iz zainteresovanih grupa imati “skrivena očekivanja”. To su često ona koja ne žele ili ne mogu da iskažu. Zato je jedna od vaših uloga da pokušate da identifikujete ova skrivena očekivanja.
Da ova priča o zainteresovanim stranama ne bi ostala samo na teoriji navešću jedan realan projekat koji trenutno vodim. U pitanju je izrada sajta koji je zamišljen kao mesto za promociju srpskog građevinarstva i mesto na kojima investitori koji su zainteresovani za gradnju i ulaganje u Srbiju mogu da dobiju sve potrebne informacije. Projekat radimo (YU Build) u saradnji sa USAID-om koji finansira polovinu naših troškova. Većina ljudi koji rade na projektu nisu stalno zaposleni u YU Build već su angažovani kao spoljni saradnici na ovom projektu. Šta mislite koliko ljudi na ovom projektu možemo smatrati stejkholderima?
Tu su svakako USAID kao finansijer jednog dela projekta, tu je i moj direktor kojem odgovaram za ovaj i ostale projekte koje vodim. U zainteresovane strane svakako ulazi i projektni tim sa kojim radim (od kojih se neki nalaze i u Americi 
), ali i građevinski sektor u našoj firmi koji nije direktno uključen u projekat ali je svakako velika podrška i koristan izvor informacija koje su nam potrebne.
Da li sam spomenula strane investitore koji su nam najvažniji korisnici informacija na sajtu, pa domaće građevinske firme koje će biti zainteresovane da predstave projekte na kojima su radili? Nabrojala sam samo neke zainteresovane strane da bih vam pokazala da i nekim projektima koji na prvi pogled ne izgledaju komplikovano ima jako puno zainteresovanih strana o kojima morate voditi računa i koje morate imati u vidi u fazi planiranja projekta.
Još jedan razlog zašto je jako bitno da zainteresovane strane identifikujemo što ranije – pre nego što krenemo u realizaciju projekta.
Ovde vidimo kako cena uvođenja promena na projektu i mogućnost promena zavise od vremena.
Zato nam je od interesa da što više možemo od projekta definišemo i isplaniramo na početku. Planirajte jer ko ne planira, planira neuspeh.
Preuzmite Upravljanje IT projektima RSS feed
Twitter
SerbiaContruction.com – upravljanje IT projektima u praksi | Upravljanje IT projektima
mar 01, 10 at 12:00[...] da li se naša ideja uklapa u njihove ciljeve i obezbediti podršku za projekat. Ko god da je radio sa donatorima zna da ova faza pre nego što počne projekat zna da traje i duže nego realizacija samog projekta. [...]